10 funciones de una Wedding Planner

La organización de una boda puede verse como algo divertido y de color rosa, pero realmente, aunque es un trabajo y un proceso hermoso, tambien es una labor que requiere de mucho tiempo, esfuerzo y dedicación.

En una boda son muchos los aspectos a tener en cuenta, como la ceremonia, el lugar de la celebración, traslados de invitados, comida (las alergias e intolerancias que puedan tener los invitados), invitaciones y muchos detalles mas que pueden ser bastante agobiantes para la pareja, ya que es difícil saber por donde empezar o no disponen del tiempo suficiente.

En este post, te voy a contar algunas de las funciones que un Wedding Planner desempeña durante el proceso previo a una boda, y digo algunas funciones porque es un tema muy extenso ya que la organización suele iniciar con un año de antelación.

1. Asesores para los novios

Luego de dialogar sobre las peticiones y gustos, entra el rol del profesional para guiar a la pareja, dándole las opciones mas viables que se ajusten al presupuesto y estilo de boda deseada, siempre encontrando un punto medio, por ejemplo, con la combinación de colores, los bailes, ensayos, gestión de invitados, comida, precios, decoración y muchos aspectos más.

2. Encontrar los proveedores perfectos

Indagar en el mercado de proveedores nupciales (fotógrafos, decoradores, catering, música, papelería, etc.) es una de las tareas que tu Wedding Planner hará, tomando en cuenta tus gustos, presupuesto y necesidades. Se encargará de negociar y coordinar con cada uno de ellos además de hacerle seguimiento, velamos por el presupuesto de los novios consiguiendo ofertas y regalos para la boda.

3. Planear la luna de miel

La luna de miel es algo que no todos los Wedding Planner ofrecen, sin embargo, si los novios desean tambien la organizamos según sus gustos y deseos, si quieren que sea sorpresa, en un clima frio o cálido; contactamos con agencias de viajes, hoteles, transporte, para que no se tengan que preocupar de nada más que disfrutar.

4. Crear un diseño de la boda

Cuando conocemos los gustos de la pareja creamos una presentación llena de imágenes con ideas adaptadas a los colores de la pareja, es un diseño previo de lo que será y tendrá la boda, de este modo la pareja puede imaginarse como será la boda, añadir o quitar ideas que no sean de su interés.

5. Creación del timing

Unos meses antes de la boda creamos un timing (documento donde pautamos en que momento va a pasar una acciones) con cada acción que se llevara a cabo ese día, incluiremos a los proveedores para enviárselos a cada uno y así tenemos un control de lo que pasara ese día, es muy importante este paso ya que tambien añadimos en el timing el plan de imprevistos, de manera que si algo no sale de acuerdo a lo planeado tengamos un respaldo o plan B ajustado al timing.

6. Ser el contacto para los proveedores e invitados

Organizar una boda requiere estar en contacto con muchas personas, dependiendo de lo grande que sea el evento pueden haber una media de 15 proveedores, sin contar con los invitados poniendo una media de 70, estar en contacto con todos puede ser abrumador por los novios, es por eso que nos encargamos de ser ese contacto, quitándoles un peso a los novios.

7. Acompañamiento para los novios

Un Wedding Planner esta a tu lado en los momentos decisivos, como la prueba del vestido, la comida de degustación, las visitas a los posibles lugares de celebración, ensayos, pruebas de maquillaje y peinado, etc. Así nos aseguramos de que lo acordado se cumpla, precios y demás detalles que pueden olvidarse o malentenderse.

8. Preparar un plan de imprevistos

Sabemos que en un evento no siempre pasa lo que tenemos planeado, es por eso que un profesional busca los posibles fallos o inconveniente que pueda surgir en la boda para así hacer un plan para que no afecte a los demás acontecimientos del evento, por ejemplo, lluvia, alguien se lastima, un proveedor se atrasa, no funciona la música, etc.

9. Preparar la ceremonia

Preparamos la ceremonia, encargándonos de la música que la pareja desee, las lecturas (contactamos con las personas e informamos en que momento es su turno), la entrada de los padrinos, pajes, ensayos, contactar con el maestro de ceremonia o coordinamos todo con la iglesia, la decoración, etc.

10. Crear el seatting plan

El seatting plan (listado por mesas de los invitados) es algo que muchas veces es complicado para los novios de organizar, en este caso tomando en cuenta sus peticiones lo elaboramos nosotros de forma que la pareja solo tenga que echarle un vistazo por si quiere hacer algún cambio y aprobarlo. Tomamos en cuenta parentesco, estado civil, afinidades, amistades, etc. que nos ayuda a definir cual es la opcion mas idónea para juntarlos.

Cuéntame, ¿Qué te pareció este pequeño resumen de lo que puede hacer un Wedding Planner por ti? Si tienes dudas no olvides dejármelo en los comentarios

Nos leemos en el próximo post...